Consejos para elegir un software de contabilidad perfecto

Si tienes un negocio, necesitas un programa de contabilidad para registrar tus ingresos y gastos. Lo ideal es que sea la primera pieza de software que se compre cuando se inicie el negocio. Sin embargo, la mayoría de los propietarios de negocios lo obtienen sólo cuando necesitan pagar impuestos o solicitar préstamos.

Entonces, ¿cómo elegir un software de contabilidad adecuado para su negocio? Esto puede resultar confuso ya que hay muchos productos disponibles en el mercado hoy en día. Intento facilitarte el trabajo enumerando algunos criterios de filtrado importantes que debes tener en cuenta antes de invertir en un sistema de contabilidad.

También hay un breve proceso paso a paso al final para ayudarte en el proceso de toma de decisiones.

En línea o fuera de línea

La primera pregunta que hay que hacerse es: ¿quiero un software online como software Busanai de escritorio para las facturas? ¿Qué importancia tiene? Bueno, la mayoría de las empresas hoy en día están adoptando software basado en la nube, ya que ofrecen muchas ventajas sobre los programas tradicionales fuera de línea. Sin embargo, algunos negocios como las tiendas minoristas requieren velocidad y no siempre están conectados a Internet. Para ellos, los sistemas POS (Point Of Sale) fuera de línea son la mejor apuesta.

Ventajas del software de contabilidad en la nube:

  • Nada que instalar. Sólo regístrese y empiece a introducir sus transacciones
  • No tienes que preocuparte por las actualizaciones, ya que todos los cambios se realizan automáticamente. Los programas en línea siempre están actualizados.
  • Se puede acceder desde cualquier dispositivo con acceso a Internet en cualquier momento
  • Los proveedores de software de contabilidad en la nube se encargan de la copia de seguridad y el mantenimiento, lo que supone un ahorro de costes para usted.
  • Los datos de todas sus oficinas están siempre sincronizados.
  • Puede integrarse con otras aplicaciones basadas en la nube.

Cuándo debería comprar un software basado en la nube o en el escritorio:

  • Usted tiene una tienda de venta al por menor y necesita crear unos pocos cientos de facturas en el mostrador.
  • No tiene conexión a Internet en la ubicación de su negocio.
  • Se recomienda encarecidamente que compre un software de contabilidad en línea, ya que tendrá los datos financieros en sus propinas incluso cuando no esté en la oficina.

Lea más acerca de cómo sus datos financieros están más seguros en la nube.

Seguridad de datos

Sáltese este punto si ha optado por un paquete de contabilidad fuera de línea. Si está pensando en el futuro y considerando una aplicación de contabilidad en línea, entonces la seguridad de los datos es el aspecto más importante a comprobar.

Cosas esenciales a comprobar:

  • Pregunte a la empresa cómo almacenan los datos de la aplicación. En la mayoría de los casos, esta información estará disponible en su sitio web. He aquí un ejemplo. Algunos de los proveedores de servicios de alojamiento en nube de confianza son Amazon. Si su proveedor de software de contabilidad está alojando la aplicación en sus propios servidores, pregúnteles sobre las medidas de seguridad que están tomando para salvaguardar sus datos.
  • Comprueba si estos servicios utilizan una conexión HTTPS. Es muy sencillo comprobar esto – sólo tienes que abrir la aplicación y ver si la URL en la barra de direcciones comienza con https://. Normalmente, esto está resaltado en color verde. Incluso puedes hacer clic en eso para ver el certificado de seguridad. El protocolo HTTPS asegura que los datos transferidos desde su ordenador a los servidores de la compañía de software están encriptados y no pueden ser vistos por los hackers.

Interfaz de usuario y complejidad

La mayoría de los propietarios de negocios no tienen ningún fondo de contabilidad. En caso de que tengas un contador dedicado que utilice la aplicación, como propietario deberías poder iniciar sesión y navegar por las cosas. Además, debería ser bastante fácil para sus empleados aprender el software. La inversión en capacitación es un costo y debería evitarse.

Si el software está lleno de todas las características posibles que puedas imaginar, se volverá difícil de usar para tu equipo. Por lo tanto, opte por un software que tenga una interfaz de usuario sencilla y no esté repleto de funciones innecesarias. Una interfaz limpia facilita la concentración en las tareas importantes y puede reducir la curva de aprendizaje.

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