Consejos y estrategias para digitalizar documentos en papel

¿Alguna vez has mirado un montón de correo postal sin abrir y has deseado que fueran solo un montón de archivos almacenados en un disco duro (o escondidos de forma invisible en la nube)? Con un escáner y un poco de esfuerzo, puedes hacer desaparecer los montones de correo (y todos tus otros documentos en papel).

La creación de un archivo digital le dará la seguridad de saber que su papeleo más importante está respaldado en un formato digital, y también le ayudará a mantener sus archivos físicos más organizados. Siga estos consejos de SAFETYDOC para digitalizar dopcumentos de papel:

Escáneres planos y de alimentación de documentos

Hay dos tipos principales de escáneres disponibles: Los de cama plana y los de alimentación de documentos. Sus nombres se explican por sí mismos. Un escáner plano tiene una superficie de cristal plana en la que se colocan los documentos para escanearlos. Tiene que levantar la tapa y colocar manualmente los documentos en el cristal óptico.

Sólo puede escanear una página a la vez, una cara a la vez. Por otro lado, un escáner con alimentación de documentos es capaz de escanear muchas páginas a la vez. Le alimentas una pila de papeles y los escanea uno a uno, por una sola cara, o si tiene capacidad «dúplex», puede escanear ambas caras.

Un tipo de escáner no es mejor que el otro. Los escáneres planos son indispensables para escanear papel de distintos tamaños y formas, documentos encuadernados como libros y cuadernos, así como fotografías y obras de arte.

Sin embargo, si tiene un documento grande de papeles sueltos (como un contrato largo o un archivo de declaración de impuestos voluminoso), no puede superar la velocidad y la facilidad de un escáner de alimentación de documentos. También hay escáneres combinados de cama plana y alimentación de documentos. A continuación, algunos modelos destacados de cada categoría.

El escáner plano Epson Perfection V300 Photo

El hecho de que la palabra «Foto» esté en el nombre del modelo del Epson V300 no significa que no sea una buena opción para digitalizar documentos en papel. Su área de escaneo reflectante es de 8,5 x 11,7″, el tamaño perfecto para una hoja de papel estándar. Se recomienda por su precio asequible, la calidad de sus escaneos, su versatilidad (capaz de escanear diapositivas y negativos) y la potencia de su software incluido (compatible con Mac y Windows).

Este modelo casi siempre recibe buenas críticas de los clientes. Si esto le parece atractivo, pero le gustaría tener la capacidad de escanear documentos más grandes de 8,5 x 14″, eche un vistazo al Epson WorkForce GT-1500, que es un escáner combinado de cama plana y alimentación de documentos de doble propósito.

Escáner Fujitsu S1500 SnapScan con alimentación de hojas

Si tiene pilas voluminosas de papeles que necesitan ser escaneados y ha decidido que un escáner con alimentación de documentos es el camino a seguir, es muy aconsejable evitar la compra de un modelo ultra asequible para el trabajo. La mecánica necesaria para escanear con precisión una pila de papel es bastante complicada, y es un área en la que un producto inferior seguramente decepcionará.

Pueden escanear hasta 20 páginas por minuto, y las funciones inteligentes corregirán la orientación de las imágenes escaneadas, omitirán las páginas en blanco e incluso enviarán los archivos escaneados directamente a la plataforma en la nube que elija.

Consejos y estrategias

Mantener un archivo digital organizado requerirá disciplina y el cumplimiento de nuevas rutinas. Una vez que se ocupe de esa pila de correo y de esos viejos archivos, puede estar seguro de que una falange de nuevos documentos se dirigirá hacia usted. Llevar un estilo de vida más libre de papel requiere un fuerte compromiso, de lo contrario, las pilas y los montones empezarán a formarse de nuevo a su alrededor.

Una forma de hacerlo es incorporar el escaneo a su rutina de apertura de correo. Recicle inmediatamente el correo basura, escanee las cartas importantes (y archive las versiones en papel cuando sea necesario) y destruya cualquier correo sensible a la identidad en una trituradora capaz.

También es importante tener un plan para nombrar y almacenar los archivos que cree. Una vez que hayas escaneado un documento en papel, debes decidir en qué formato de archivo lo vas a guardar. Hay muchas opciones y opiniones al respecto, pero una buena apuesta es guardar los archivos PDF. Adobe Acrobat ofrece muchas herramientas potentes para manejar archivos PDF (al igual que Vista Previa en Mac OS X), y es lo más establecido que puede estar un formato de archivo, por lo que es muy probable que los PDF sigan siendo compatibles con muchas generaciones de tecnología informática. También existen potentes herramientas de etiquetado que pueden utilizarse con los PDF, lo que permitirá buscar en tu archivo de papel digitalizado utilizando palabras clave.

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